직장인 한 명이 한 번에 담당하는 프로젝트 개수가 몇 개인지 아시나요?
직장인 여러분들이라면 공감하실 것입니다. 크고 작은 일을 따지다보면
도대체 내가 담당해야 하는 프로젝트가 몇 개인지 조차도 모른다는 사실을 말이지요.
* 참고로 평균 3개에서 많게는 20개나 되는 프로젝트를 한 번에 담당한다고 하네요!!!
이런 다수의 복잡한 프로젝트를 관리하는 부서 혹은 팀이라면 이 많은 프로젝트를 효과적으로 관리하고 트랙킹하고 싶을 것 입니다. 또한 프로젝트에 투입된 동료들과 원활하게 소통하고, 정보를 공유하고 싶을 것입니다. 이런 분들 그리고 팀이라면 협업툴이 그 고민을 줄여줄 것입니다. 이번에는 협업툴 도입이 필요한 분들과 도입을 고민하는 분들을 위한 가이드로써 다음과 같은 사항들을 다룰 예정입니다.
1> 협업툴이란?
2> Why 협업툴?(feat. 기능, 강점)
3> 협업툴의 유형별 분류!
1. 협업툴이란?
협업툴이란 프로젝트를 담당하는 팀이 시간 내에 해당 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로젝트를 계획하고, 일정 및 과업을 관리하는 데 도움이 되도록 개발된 소프트웨어 입니다. 이를 위해 팀원 간에 효과적으로 협업하고 정의된 업무를 정상적으로 수행하도록 지원하기도 합니다. 간단히 요약하자면 프로젝트 목표 달성을 지원하는 소프트웨어 입니다.
국내에는 정말 다양한 협업툴들이 있는데요. 테크뷰에서는 국내외 대표 협업툴의 정보와 기능들을 소개하고, 실제 사용자 리뷰들을 제공하고 있으니 도입 전 확인해보시길 추천드립니다. (이미지 클릭 > 바로가기)
2. Why 협업툴? (ft. 기능, 강점)
그렇다면 많은 기업들이 도입하고 있는 협업툴이 우리의 어떤 불편함을 해결해주고 있고, 협업툴의 어떤 기능과 장점 때문에 도입하고 있는 것일까요?
협업툴의 기능 범주는 너무 넓어서 세부적으로 다루기는 힘들지만 크게 5가지로 기능들을 이야기하고자 합니다
1> 소통기능
직장 내에서 여전히 개인 카톡으로 업무 소통을 하는 경우가 있지 않나요?
심지어는 사내에 메신저가 있어도 외부 고객을 초대할 수가 없기 때문에 카톡 단체방을 이용하기도 합니다. 이런 상황에서 많은 분들이 개인 카톡과 업무용 메신저의 분리를 원하고, 그 때 협업툴이 그 정확한 대안이 됩니다.
위의 이미지의 메신저는 모두에게 익숙할 것으로 예상됩니다. 국내에서 개발된 협업툴들은 메신저 기능에 특화되어 있는데, 네이버웍스나 카카오웍스가 대표적 입니다. 이미지처럼 기존에 사용하던 메신저와 유사하여 사용 편의성이 높고 개인 메신저를 사용하지 않게 되어서 좋다는 리뷰 의견이 정말 많습니다. 뿐만 아니라 외부 고객도 게스트로 초대하여 협업툴 메신저 안에서 소통도 가능하며, 협업툴 내에서 Zoom을 연동하거나 자체 화상회의 기능도 사용할 수 있습니다.
주요 소통 기능
메신저 및 이메일, 화상회의, 설문, 외부 게스트 초대 소통 기능 등
2> 프로젝트 관리 기능
출처 : 먼데이닷컴
프로젝트 시작 전 엑셀로 체크리스트를 만들어 공유해보신적이 한 번쯤은 다들 있으실 것 같습니다. 조금 더 나아가면 구글 드라이브로 공유하여 실시간으로 함께 작성하기도 합니다. 하지만 여전히 복잡한 양식을 만들고, 담당자를 하나하나 지정하고, 정확한 타임라인을 지정하면서 복잡한 프로세스 전체 현황을 한 눈에 보기에는 엑셀로는 한계가 있기 마련입니다.
협업툴의 대표 기능인 프로젝트 관리 기능은 이 점을 명확히 보완합니다. 특정 프로젝트 단위별로 계획 실행, 시작, 모니터링 단계로 구분하여 확인하고, 우선순위, 담당자, 타임라인을 실시간으로 체크해나갈 수 있습니다. 프로젝트에 참여하는 인원 전체가 한 눈에 프로젝트 현황 전반을 파악하도록 칸반보드나 타임라인 형태의 다양한 뷰 기능을 제공합니다. 이 프로젝트 관리 기능은 협업툴 마다 유사한듯 다릅니다. 다른 무엇보다 이 기능은 필히 무료 데모 버전을 사용해서 우리 회사의 프로세스에 적합한지 점검하는 과정이 필수적 입니다.
주요 프로젝트 관리 기능
일정관리, 단계별 진행현황, 칸반보드 및 간트형, 타임라인 형태의 뷰 기능 등
3> 협업 지원 기능
* 출처: https://flow.team/kr/task
결국 협업툴은 프로젝트를 관리를 효과적으로 지원하기 위해 개발되었기에, 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 대표적으로 업무를 To do 리스트에 등록해 진행 현황을 파악하고 프로젝트 팀원 간 알림 기능으로 공유하도록 지원합니다. 또한 상단의 이미지처럼 업무 담당자를 지정하고 필요한 업무를 요청하는 기능을 제공하고 있으며, 캘린더에 등록해 부서나 팀원 누구나 그 일정을 공유하여 소통을 지원하기도 합니다.
주요 협업 지원 기능
ToDo 프로세스 관리, 업무 및 할 일 관리, 캘린더, 주소록, 파일 저장/공유(드라이브) 기능 등
4> 연동 기능
* 출처: https://slack.com/intl/ko-kr/integrations
코로나 이후 그리고 재택 근무가 활성화되면서 하나의 기업 혹은 팀에서 사용하는 소프트웨어의 숫자가 비약적으로 늘어나게 되었습니다. 이 모든 소프트웨어들이 각기 다르게 작동하고, 정보가 연동이 안 된다면 사용하기 굉장히 불편하고 결국 업무 생산성이 떨어질 수 밖에 없습니다.
SaaS를 기반으로 하는 대부분의 소프트웨어, 그 중에서도 특히 협업툴이 가지는 강점으로는 다양한 도구들 간 연동해서 활용할 수 있다는 점 입니다. 특히 위 이미지처럼 외산 협업툴들에서 그 장점이 특히 두드러지게 나타나는데요. 슬랙의 가장 기본적인 기능이자 장점은 알림 기능입니다. 그 외에 프로젝트 관리나 화상회의 기능 등도 자체적으로는 구비하고 있지 않습니다. 그럼에도 가장 범용적으로 슬랙이 사용되는 것은 2,400여개의 앱과의 엄청난 연동성으로 해당 기능이 없어도 연동할 수 있기 때문입니다. 프로젝트 관리 도구나 CRM, HR 소프트웨어까지 다양한 소프트웨어군과 연동하여 각 소프트웨어에서 특정 이슈가 발생되었을 때 알림을 받아 소통의 창구로 활용합니다. 하여 먼데이닷컴이나 아사나, 지라 등 외산 소프트웨어가 메신저 기능이 약하지만 슬랙이라는 대표적인 툴을 연동하여 사용 함으로 그 점을 보완하고 있는 것입니다.
* 다만 국내 일부 협업툴의 경우 제한적인 앱과의 연동을 제공하는 경우도 있으니 도입 전에 현재 사용하고 있는 다른 앱이 있다면 연동 가능 여부를 필히 확인해봐야 겠습니다.
주요 연동 기능
확장/연계 솔루션(그룹웨어, 근태관리, 전자결재 등)이나 구글 드라이브, Github 등 다른 앱 및 서비스와 연동 기능
5> 보고서 기능
* 출처: https://asana.com/ko/product/reporting
프로젝트 규모가 크고, 많은 이들이 참여하고 그리고 장기일 수록 프로젝트에서 생성되는 데이터의 양은 엄청납니다. 당연히 관리될 요소가 많다는 의미이고, PM은 이 모든 정보들을 효과적으로 확인하고 싶을 것입니다.
이 때에 위의 아사나처럼 잘 고안된 협업툴은 데이터를 시각화하여 현황을 파악하고문제가 있을 시 해당 프로젝트와 작업으로 이동하여 필요한 조치를 취할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한 다양한 업무의 데이터를 원하는 형태의 차트나 그래프로 변환하여 인사이트를 얻을 수 있도록 지원하는 기능도 제공합니다. 이러한 대시보드 기능은 실제 사용하지 않으면 어디까지 어떤 프로세스로 제공하는지 알기 쉽지 않습니다. 도입 전 소수 팀을 중심으로 최소 하나 이상의 프로젝트에 대입하여 실제 데이터를 입력하면서 확인해보는 것을 추천드립니다.
주요 보고서 기능
데이터 시각화(차트, 그래프, 사용자 지정 탬플릿 등), 주요 이해관계자 보고용 자료 등
3. 협업툴의 분류
협업툴을 우리가 왜 사용해야 하고, 어떤 기능이 있는지 알아 보았습니다.
그렇다면 우리가 사용 가능한 협업툴은 총 몇 종일지 예상이 되시나요?
테크뷰에만 약 30종 이상 등록되어 있으며,
국내와 글로벌을 포함하면 수 백여종에 이를 것이라 예상이 됩니다.
너무 많기 때문에 도입할 때 많은 고민이 있을 것이라 생각되네요.
이럴 때에 핵심 기능을 기준으로 총 3가지로 협업툴을 분류해서 고려하면 용이합니다.
1> 메신저형
국내에서 개발된 대표 협업툴의 경우 메신저형을 기반으로 사용법이 간단하고, 직관적이며 주로 소통 기능에 포커싱하고 있습니다. 소통 기능에 집중하면서도 최근에는 NHN두레이는 프로젝트 관리 기능도 대거 포함시키고 있고, 엮으로 프로젝트 관리형에서도 메신저 및 여러 소통 기능이 점차 추가되는 경향입니다. 즉, 어떤 기능이 우리에게 필수적인지 고민하여 유형을 정하고 추가 기능들을 검토해 나가야 할 것입니다.
협업툴 종류별 확인하기
2> 프로젝트 관리형
주로 글로벌 협업툴은 프로젝트 관리 기능에 포커싱하여 출발한 경우가 많습니다. 프로젝트별 일정 및 업무 관리에 중점하여프로젝트가 복잡하고 관리 요소가 많은 경우에는 활용도가 높은 편입니다. 다만 일부 협업툴의 경우에는 알림이나 메시지 기능은 제공하지만 메신저 자체를 제공하지 않는 경우도 있으니 사전 확인이 필요합니다.
3> 공유 작업형
위의 이미지를 보면 그냥 일반적인 회의록이나 보고서 처럼 느껴지지 않으시나요? 공유작업형 협업툴의 가장 큰 특징은 일정관리, 할 일, 파일, 결재까지 한 장으로 정리가 된다는 것입니다. 예를 들어 회의록에 필요한 업무가 있다면 업무로 지정하고, 담당자를 지정하여 멘션(알림)도 보낼 수 있습니다. 동시에 그 문서를 공동 편집하여 업무 진행 현황도 한 장에서 관리가 가능하게 됩니다. 대표적으로 노션이나 국내에서는 콜라비 등이 있으며, 이 유형의 협업툴에 익숙해지면 작성자의 활용 방식에 따라 굉장히 유연하게 활용 가능한 장점을 가지고 있습니다. 이 외에도 Allo, Miro처럼 캔버스나 화이트 보드처럼 시각화를 중심으로 작동하는 협업툴도 고려해보시길 바랍니다.
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다양한 협업툴을 전부 사용하거나 기능을 파악하기 위해서는 상당한 시간이 소요됩니다. 이런 기업 담당자 분들을 위해 테크뷰 협업툴 전담 컨설턴트가 비교/추천 리포트를 송부드리고 있습니다. 위 이미지를 클릭하여 설문을 작성해주시면 됩니다.
본 서비스에는 아래와 같은 사항이 포함되어 있습니다.
- 기업과 팀의 니즈에 맞춘 협업툴 추천(2~3종)
- 필요한 기능 보유 여부를 확인한 비교표 정리
- 도입 시 전담 컨설턴트와 해당 협업툴 본사 기술 지원(글로벌 협업툴 포함)
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