그룹웨어는 기업을 운영 함에 있어서 가장 기본이 되는 프로그램 입니다.
기본적으로 회사 고유 도메인으로 메일 주소가 필요하고 업무 진행과 승인을 위해서는 전자결재 기능은 가장 기본이 되는 기능이기 때문입니다.
그런 의미에서 메일플러그는
그룹웨어의 가장 핵심적인 기능인 소통(메일&메신저), 전자결재, 근태관리 등에 집중하고
전체 UI/UX 구조가 복잡하지 않고 심플하여 즉시 도입하여 적응하기 좋아 보였습니다.
(또한 타 그룹웨어에 비해 합리적인 가격을 제공하는 것도 매력적 입니다)
메일플러그에서 제공하는 전체 기능은 다음과 같습니다.
오늘은 이 중에서 소통(메일, 메신저), 전자결재, 근태관리, 드라이브, 메일 아카이빙에 대해 알아보겠습니다.
1. 소통(메일&메신저)
우선 놀라운 것은 메일 용량이 무제한이라는 것 입니다.
다른 그룹웨어는 제한된 메일 용량이거나 용량을 늘릴 때 비용을 더 지불하는데 메일플러그는 무제한 입니다.
그 외에도 프로젝트를 진행하다보면 메일이 수 백개까지 쌓이기도 하는데 이를 자동 분류하는 기능도 좋았습니다.
또한 보안도 강조하고 있는데 메일 발송 시 암호화는 대부분의 그룹웨어에서 제공하지만작성자가 지정한 승인자의 승인을 받아야 발송되는 승인 메일은 다양한 고객들과 협업하고 보안이 중요한 기업에 활용도가 높아 보였습니다. 그 외에도 특정 키워드 차단, 동시 로그인 제한, 2차 인증 등 핵심이 되는 보안 기능들을 제공하고 있습니다.
아직도 개인 카카오톡, 단톡방으로 소통하는 경우가 많다고 합니다. 업무와 사생활을 분리할 수 있도록 우리가 평소에 쓰는 것처럼 익숙하고 심플한 메신저를 제공합니다.
또한 메신저는 위 이미지처럼 PC, 모바일 모두 지원하며 Windows, Mac 버전을 제공합니다. 그 외에도 멘션 기능, 콘텐츠 미리보기, 모아보기, 메신저 내 상세 검색 등이 있습니다.
2. 전자결재
많은 분들이 그룹웨어를 도입하는 가장 첫 번째 요소가 전자결재 입니다.
기본 제공하는 20종의 결재 양식이 매우 심플하여 가독성이 높았고, 기업별 자체 프로세스나 내용에 따라 전자결재 양식이 커스텀도 가능합니다.
메일플러그는 PC와 거의 동일한 기능을 모바일에서 지원합니다. 이제 상위권자가 출장을 나간 후에도 급한 내용은 언제든 모바일로 결재 및 승인을 진행할 수 있습니다.
3. 근태현황
52시간제, 유연근무제 등이 도입되면서 효율적으로 근태 현황을 관리하는 것이 중요해졌습니다.
메일플러그는 사내 규정에 맞춰 연차, 연장근로, 외근, 재택근무 등 근무 유형을 한 눈에 볼 수 있고, 기간별 누적 근로시간, 잔여, 초과 근로시간을 확인하고 근무 리포트를 Excel 파일로 추출할 수 있습니다.
또한 출장이 자주 있거나 외근지에 근무가 많은 기업들은 IP와 위치 기반으로 근무지를 관리할 수 있습니다. 어디에서도 출퇴근 기록이 가능하며 엄격한 관리가 가능해집니다.
4. 드라이브
드라이브는 파일이나 폴더를 그룹웨어에 저장하는 기능으로 공유 드라이브를 통해 개인별로 파일을 보관하거나 팀원과 공유하는 드라이브도 별도로 설정할 수 있습니다.
너무 파일이 많을 때는 상세 검색 기능으로 찾을 수 있고 여러가지 파일 종류를 저장할 수 있습니다. (xls, .ppt, .doc, .jpg, .wav, .mp3, .mp4)
드라이브에서 필수 기능인 특정 파일을 사용 권한 및 잠금 여부 등으로 지정해 보안 파일을 관리할 수 있습니다.
5. 메일 아카이빙
업무 인수 인계를 받을 때 퇴사자가 메일을 삭제하고 나면 굉장히 난감한 경우가 많습니다. 메일 내에는 필요한 문서가 저장되어 있거나 고객 정보, 소통한 내용들이 다 있기 때문입니다.
메일플러그는 퇴사자가 메일을 삭제하거나 중요 메일을 유실했을 때 아카이빙을 통해 100% 복구할 수 있습니다. 이외에도 최대 5년간 사내 모든 메일을 백업 받아서 장기간 메일 데이터들을 자산화할 수 있습니다.
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