협업툴 아사나 : 베스트 사용자 후기 요약

테크뷰에서는 협업툴 및 HR, 그룹웨어 등 다양한 SaaS 제품들의 사용자 후기를 수집하여 공유드리고 있습니다. 특히 협업툴에 대한 관심이 많고 수백여개의 후기들이 등록되었는데요.

이번에는 Asana 아사나 협업툴에 등록된 약 40여개의 리뷰들을 분석하여 핵심 사항들을 공유드리고자 합니다. 3가지 목차로 구성되었습니다.

베스트 후기 : 좋은점
베스트 후기 : 개선점
테크뷰 추천 기능

1. 베스트 후기 : 좋은점

(1) 보기 편한 화면 구성과 작업 관리 유연성 (UI/UX 우수)

리뷰어들이 추천하는 첫 번째는 “아사나의 가장 큰 강점으로 다양한 보기(보드, 목록, 캘린더, 타임라인)를 통해 프로젝트에 대한 포괄적인 뷰를 제공하는 데 탁월합니다. 이러한 작업 관리의 유연성 덕분에 프로젝트 진행 상황을 더 잘 계획하고 추적할 수 있습니다.”

대부분의 협업툴들이 다양한 보드뷰를 제공합니다. 가장 위에 이미지는 칸반 형태이며, 목록뷰나 타임라인, 혹은 캘린더 뷰 등도 제공합니다. 상황이나 니즈에 따라 적합한 보드뷰로 현재 프로젝트 진행 전체 뷰를 확인할 수 있습니다. 핵심 정보만 보드 뷰에서는 제공하고 추가 정보가 필요할 때는 각 보드를 클릭하여 확인하는 형태로 제공하고 있어 전체적인 UI/UX 구조가 심플하고 트랙킹하기 좋습니다.

(2) 메시징 및 커뮤니케이션 기능

글로벌 협업툴의 아쉬운 점으로 메신저 기능을 언급합니다. 카톡 단톡방과 같은 형태의 메신저를 제공하지는 않지만 알림 기능과 협업툴 내에 메시지 전달 기능으로 얼마든지 빠른 소통은 가능합니다. 리뷰어들의 의견은 다음과 같습니다.

“아사나는 팀원 관리와 프로젝트 내 커뮤니케이션을 쉽게 만들어 효과적인 팀 협업을 지원합니다. 알림 기능, 회의, 작업 체크리스트와 같은 기능은 과도한 회의와 이메일의 필요성을 줄여 팀 조율을 간소화합니다.”

알림도 브라우저 혹은 프로젝트, 이메일 알림 등을 설정하거나 핵심 업무 중에 방해 금지를 설정할 수도 있습니다. 또한 메시지 전달을 개인에게 하거나 특정 프로젝트 참여자에게 전달할 수도 있습니다. 프로젝트 참여자로 설정만 해두면 새롭게 확인하고 추가하지 않고 편하게 작업이 가능합니다.

또한 메신저 단톡방의 잦은 울림이 아니라 오히려 작업 체크리스트나 알림 기능이 업무를 간소화 한다는 점이 훌륭한 점으로 보입니다.

(3) 직관적인 작업 관리 기능

리뷰어들은 프로젝트 작업 관리 기능의 장점을 강조합니다.

“간편한 작업 검색, 재정렬, 상세 작업 보기 등 사용자 친화적인 인터페이스와 작업 관리 기능으로 개인의 생산성을 높일 수 있습니다. 하위 작업으로 세부 작업을 만들고, 반복 작업을 설정하고, 프로젝트 템플릿을 사용자 지정하는 기능은 프로젝트 구성과 효율성을 향상시킵니다.”

기본적으로 등록된 파일 프로젝트 등을 간편하게 검색할 수 있고 대부분의 보드뷰들은 드래그앤드롭으로 쉽게 옮기고 재배열할 수 있습니다. 또한 프로젝트 탬플릿을 사용해 새롭게 문서를 만드는 불편을 줄일 수 있는 점도 효율성을 높입니다.

2. 베스트 후기 : 개선점

(1) 커뮤니케이션 도구

좋은점으로 언급되었던 소통 기능에 대해 여전히 불편하다는 의견들도 일부 있었습니다. 한국식 메신저에 익숙했던 분들은 아사나에서 제공하는 채팅 기능에 대해 여전히 불편함을 가지고 있는 것으로 보입니다.

“기본 제공 메시징 기능은 메신저나 Slack과 같은 전문 커뮤니케이션 도구에 비해 약하다고 느껴집니다. 다른 메세지 전문 앱과 연동하거나 구글 챗과 같은 메시징 앱과 통합해서 사용하면 내부 팀 상호 소통을 개선할 수 있습니다.”

(2) 다른 앱과의 통합

출처: https://asana.com/ko/google-workspace

구글 워크스페이스와 연동하는 부분에서 어려움을 느낀다는 리뷰가 몇 건 있었습니다. 이 외에도 국내 앱들과는 연동이 되지 않는 부분이 많아 어려움을 느낀다는 리뷰가 몇 건 있었습니다. 글로벌 툴 중에서도 구글 워크스페이스와 연동 어려움에 대한 리뷰가 2~3건 정도 언급되었는데 아사나에서는 별도로 해당 앱과의 연동 메뉴얼을 안내하고 있으니 상단에서 직접 확인해보면 그 방법을 확인할 수 있습니다.

3. 테크뷰 추천 기능

(1) 워크플로우 자동화

협업툴을 사용하는 주요 목적 중에 하나는 조직/팀 내에서 효과적으로 소통하고 프로젝트 관리의 생산성을 높이기 위함 입니다. 즉, 업무 효율을 높이기 위함이고 이를 위해서 글로벌 툴들은 워크플로우 자동화 기능을 강조합니다.

테크뷰에서도 이 기능을 잘 활용하시는 것을 추천드립니다. 회사에서는 동일한 업무가 지속적으로 반복되는 경우가 있습니다. 이를 자동화하고 설정해 두면 특정 작업이나 액션이 발생했을 때 알림이나 프로젝트 생성, 반영 등을 사전에 설정해둘 수 있습니다. 반복 작업을 줄이고 해당 작업을 잊지 않고 수행할 수 있는 기능이니 한 번만 설정해두면 정말 편리함을 느낄 수 있습니다.

(2) 보안 기능

협업툴에는 기업의 모든 정보가 한 곳에 모입니다. 그만큼 정보 보호와 보안이 중요한 이유입니다. 이 보안 기능을 적극 활용 하는 것을 두 번째로 추천드립니다.

아사나에서는 다양한 엑세스 제어 보안 기능을 제공합니다. 2단계 인증은 기본이고 권한을 제어하거나 다른 브라우저에서 로그인 된 것을 모두 로그아웃하도록 설정을 할 수도 있습니다. 특정 프로젝트 마다 혹은 문서 단위로도 권한을 제어 함으로 보안을 효과적으로 관리할 수도 있습니다.

4. 사용자 리뷰 바로가기

여기까지 아사나에 대하여 40명 이상 사용해본 분들의 사용자 후기 중 가장 공통적으로 언급된 부분을 요약하여 보았습니다. 실제 도입 전에 무료 버전도 사용해보시고 실제 사용자 후기도 검토해보시길 추천 드립니다. (이미지 클릭)

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기업과 팀의 니즈에 맞춘 협업툴 추천(2~3종)
필요한 기능 보유 여부를 확인한 비교표 정리
도입 시 전담 컨설턴트와 해당 협업툴 본사 기술 지원(글로벌 협업툴 포함)
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