공공·비영리기관 ERP 구축 RFP 작성법

ERP 구축 업무를 맡았을 때 처음에는 관련 기업이나 솔루션을 먼저 찾아봅니다. 하지만 공공기관 및 지방공기업, 재단법인 등 비영리 기관은 ERP를 도입할 때 일반 기업과 다른 조건을 고려해야 합니다.

예산 구조가 다르고, 회계 기준이 다르고, 나라장터 입찰 방식도 따져야 합니다. 여기에 행정안전부 기술표준 준수, 과업심의위원회 개최 의무 같은 공공기관 특유의 제약사항까지 더해집니다.

테크뷰는 나라장터에 공개된 실제 ERP 구축 및 용역 제안요청서 직접 분석했습니다. 협회, 지방공기업, 공공기관 유형의 공공·비영리기관 ERP RFP 요소들을 비교해 공통 항목을 정리하고, 기관 유형별로 놓치기 쉬운 항목을 따로 뽑아냈습니다.

이번 글은 공공·비영리기관 ERP RFP 항목들이 일반 기업용과 다른 점을 비교 분석하여 찾은 공통 구조와 필수 항목들을 정리하였습니다.

1. 공공 및 일반 ERP 다른 점

ERP 솔루션 자체는 같아도 도입 환경이 많이 다릅니다. 일반 기업은 예산을 자유롭게 집행하고 원하는 업체와 수의계약을 맺을 수 있지만, 공공, 비영리기관은 그렇지 않습니다.

항목	일반 기업	공공·비영리기관
예산 구조	자체 예산 자유 집행	보조금, 기금, 사업비 별도 관리
회계 기준	기업회계기준	비영리법인 회계기준, 면세/과세 혼재
발주 방식	수의계약 가능	나라장터 공개입찰 (일정 금액 이상)
세금계산서	일반	면세/과세 혼재, 부가세 처리 복잡
감사 대응	내부 감사	외부 감사, 정부 감사, 감독기관 보고
평가 구조	협의 중심	기술평가, 가격평가 배점 명시 (기술 비중↑)
특수 기능	없음	협회, 재단 : 회원사, 회비 관리 추가 필요

이 차이가 RFP 작성 방식에도 그대로 반영됩니다.

(1) 발주 방식이 다릅니다

일정 금액 이상의 사업은 나라장터를 통한 공개입찰이 의무입니다. 입찰 공고부터 제안서 평가, 협상, 계약까지 정해진 절차를 따라야 하기 때문에, RFP에는 입찰 참가 자격, 평가 배점, 제출 서식까지 상세하게 담겨 있어야 합니다. 업체와 구두로 협의하고 나중에 정리하는 방식은 통하지 않습니다.

(2) 기술평가 비중이 높습니다

테크뷰가 분석한 RFP 10여건의 평가 배점을 보면 다음과 같았습니다.

협회 기준 기술 70% / 가격 30%, 지방공기업 기준 기술 90% / 가격 10%

일반 기업처럼 가격 중심으로 업체를 고르는 구조가 아닙니다. RFP에 기술 평가 항목과 배점을 어떻게 설계하느냐가 좋은 업체를 고르는 핵심입니다.

(3) 소프트웨어진흥법 제약이 있습니다

사업 예산 규모에 따라 대기업·중견기업의 입찰 참여가 제한됩니다. 예산이 일정 금액 미만이면 중소 소프트웨어사업자만 참여할 수 있습니다. RFP를 작성하기 전에 우리 사업이 이 구간에 해당하는지 먼저 확인해야 업체 범위를 현실적으로 설정할 수 있습니다.

2. 공공 ERP RFP 공통 요소

(1) 공통 항목

챕터	내용
사업 개요	사업명·기간·예산·계약방법
현황 및 문제점	기존 시스템 현황, 개선 필요사항
사업 범위	ERP·그룹웨어 구축 범위
요구사항 총괄표	분류코드(FUR·SER·QUR 등)별 요구사항 목록
기능 요구사항	예산·회계·인사·급여·근태·그룹웨어 모듈별
비기능 요구사항	보안·품질·제약사항·운영조건
프로젝트 관리·지원	수행조직·하자보수·교육·검수
제안서 작성지침 및 평가 기준	제안서 목차·작성요령·기술·가격 배점

이 8개 챕터는 기관 유형과 예산 규모에 관계없이 대부분이 공통적으로 ERP RFP 요소에 들어가 있었습니다. 반대로 아래 항목은 기관 유형에 따라 달랐습니다.

(2) 기관 유형별로 달랐던 항목

협회·비영리 특화
협회용 RFP에는 회원사 관리 챕터가 별도로 있었습니다. 회원사 등록, 변동회비, 고정회비 구분, 청구 시 ERP 자동 전표 연계, 미수납 현황 관리까지 일반 ERP에는 없는 기능이 요구사항으로 명시돼 있었습니다. 협회나 재단이 기성 ERP 샘플을 그대로 쓰면 이 부분이 통째로 빠집니다.

공공기관·지방공기업 특화
관리공단 RFP에는 행정안전부 기술표준 준수 목록이 10개 이상 명시돼 있었고, 소프트웨어진흥법에 따른 입찰 제한 조항, 과업심의위원회 개최 의무가 별도 섹션으로 들어가 있었습니다. 보안 요구사항도 국가정보원 지침, OWASP Top 10 등 세부 기준까지 구체적으로 적시했습니다.

(3) 참고용 샘플

이를 활용하여 테크뷰에서는 공공 및 비영리 기관용 샘플 목차를 아래와 같이 정리하였습니다.

3. 필수 항목

RFP에서 가장 중요한 것은 발주처가 무엇을 원하는지 업체가 오해 없이 파악할 수 있도록 쓰는 것입니다. 막연한 표현은 업체마다 다르게 해석하고, 그 차이가 나중에 분쟁의 씨앗이 됩니다.

(1) 사업 개요

가장 먼저 나오는 항목이지만 가장 자주 빠뜨리는 것들이 있습니다.

예산: 부가가치세 포함 여부를 반드시 명시합니다. [일금 ○○○만원(VAT 포함)]이 정확한 표기입니다
기간: [계약일로부터 ○개월] 또는 구체적인 종료일을 명시합니다. 공공기관은 회계연도 종료일을 고려해야 합니다
계약방법: 제한경쟁입찰인지, 협상에 의한 계약인지, 기술·가격 배점 비율을 함께 씁니다

(2) 현황 및 문제점

“기존 시스템이 노후화됐다”는 표현은 아무 정보도 주지 않습니다. 아래처럼 쓰면 업체가 현실에 맞는 제안을 할 수 있습니다.

현재 사용 중인 시스템명, 도입연도, 서버 사양
어느 부분에서 문제가 발생하는지 (예: 월말 결산에 1주일 이상 소요, 부서별 데이터 불일치 반복)
사용자 수, 주요 연동 시스템 목록

(3) 기능 요구사항

분석한 RFP 모두에서 공통으로 요구된 ERP 모듈은 아래와 같습니다.

모듈	핵심 요구 기능
예산관리	편성·배정·전용·이월, 실시간 예산통제
회계·전표	자동분개, 전자세금계산서 연계, 계정별 장부
자금관리	자금수지계획, 자금일보, 이체연계
결산·재무제표	자동결산, 재무상태표·손익계산서·현금흐름표
인사관리	인사기록카드, 발령, 증명서, 통계
급여관리	급여계산·이체, 퇴직금, 연말정산
사회보험	취득·상실 신고, 공제내역 관리
근태·연차	출퇴근 기록, 연차자동생성, 연차촉진
세무	원천세·지방세 신고, 지급명세서
고정자산	자산등록, 감가상각 자동계산

테크뷰에서는 이러한 기능 항목을 분야별로 정리해서 엑셀 파일 샘플로 제공드릴 예정입니다. 아래와 같은 이미지를 각 항목, 카테고리별로 제공드릴 예정입니다.

(4) 비기능 요구사항

기능 요구사항보다 비기능 요구사항에서 탈이 나는 경우가 많습니다. 특히 보안과 제약사항은 공공기관에서 훨씬 상세하게 다뤄야 합니다.

보안 요구사항에 반드시 포함할 것

사업 참여 인력 보안서약서 제출
취득 정보 외부 유출 금지 및 사업 종료 시 전량 반납
개인정보보호법 준수, 보안 취약점 점검 및 조치
악성코드, 웹쉘 대응 방안

기술표준 제약사항에 반드시 포함할 것

특정 OS 비종속, 멀티브라우저 지원(Non-ActiveX)
한국형 웹 콘텐츠 접근성 지침 준수
행정안전부 전자정부 웹사이트 품질관리 지침

(5) 평가 기준

RFP에서 평가 기준을 어떻게 설계하느냐가 결국 어떤 업체를 고르게 되는지를 결정합니다. 분석한 사례를 보면 기술평가 항목은 크게 세 덩어리로 구성됩니다.

평가 부문	주요 항목	배점 범위
전략 및 방법론	사업 이해도, 추진전략, 수행방법론, 구축방법론	30~40점
프로젝트 관리	사업수행 전략, 관리방법론, 일정계획, 품질보증	20~30점
프로젝트 지원	교육훈련, 유지보수, 보안준수, 비상대책	10~20점

배점이 큰 항목일수록 제안사가 공을 들입니다. <사업 이해도>에 배점을 높게 주면 우리 기관을 제대로 파악한 업체가 유리해지고, <유사 사업 실적>에 배점을 높게 주면 경험 있는 업체가 유리해집니다. 우리 기관에 무엇이 더 중요한지에 따라 배점을 조정하십시오.

5. 좋은 RFP가 좋은 시스템으로!

ERP 구축 프로젝트의 성패는 개발 단계가 아니라 RFP 단계에서 이미 상당 부분 결정됩니다. 요구사항이 명확한 RFP는 업체가 정확한 제안을 할 수 있게 하고, 계약 후 범위 분쟁을 줄이고, 감사 대응 근거도 만들어 줍니다.

공공·비영리기관 ERP RFP 공통 요소를 보면 나라장터 입찰, 기술평가 비중, 소프트웨어진흥법 제약 등 일반 기업과 다른 조건에서 시작합니다

실제 RFP 분석 결과, 8개 챕터가 기관 유형과 무관하게 포함되었고, 협회 및 재단은 회원사·회비 관리, 공공기관은 행안부 기술표준·과업심의위원회 항목이 추가되어야 합니다

(1) 공공 ERP RFP 샘플 제공

나라장터 실제 RFP 분석을 바탕으로 제작한 두 가지 자료를 무료로 제공합니다. 또한 국내외 대표 ERP 제품들을 비교 분석한 무료 리포트도 함께 송부해드립니다.

설문을 작성해주시면 아래 사항 3가지 파일을 송부해드립니다.

① 공공·비영리 ERP RFP 표준 샘플 (Word)
8개 챕터 구조, 작성 가이드, 비영리·공공 특화 항목 별도 표시. 기관 정보만 채워 넣으면 바로 활용 가능한 수준입니다.

② 기능 요구사항 체크리스트 (Excel)
ERP·그룹웨어 모듈별 70개 기능 항목, 필수·선택·미도입 드롭다운 선택, 협회·재단 전용 회원사 관리 시트 별도 포함.

③ 국내외 대표 ERP 비교 리포트
국내외 대표 제품군 10여종 이상의 주요 기능, 모듈들을 비교한 리포트

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