협업툴과 그룹웨어 중 선택이 고민된다면!
협업툴과 그룹웨어 중에 고민이 될 때가 있습니다. 다른 분야처럼 보이지만 각각의 제품들이 보유하고 있는 기능들은 유사한 경우가 많기 때문입니다. 그럼에도 일부 큰 차이점을 보이는 분야도 있어 도입할 때 가장 중요하게 고려하는 기능이 무엇이고 추가 활용도를 고민해서 선택해야 합니다. 오늘은 어떤 부분을 고려해야하며 그와 관련된 제품들도 함께 추천드리겠습니다.
- 협업툴과 그룹웨어의 도입 시 구분할 점
- 협업툴 기능을 갖추는 그룹웨어
- 그룹웨어 기능을 갖추는 협업툴
1. 협업툴과 그룹웨어 도입 시 구분할 점
(1) 중요하게 고려하는 기능 (프로젝트 관리 vs 전자결재)
이번 도입의 목적이 무엇이고 무엇을 해결하고자 하는 것인지 정의하는 것이 첫 번째입니다. 보통 협업툴을 도입할 때는 프로젝트 관리나 소통 등의 생산성을 높이기 위함입니다. 위의 이미지 먼데이닷컴 협업툴 처럼 전체 프로젝트 프로세스를 정의하고 각 담당자별 진행 현황과 데드라인, 우선 순위 등을 할당 함으로 프로젝트 전반의 효율성을 높이고자 하는 목적이 강합니다.
이에 반해 그룹웨어는 전자결재 및 인사관리 등 기업의 비즈니스 관리 전반의 효율성을 높이고자 도입하는 경우가 많습니다. 십수년 전부터 대부분의 기업에서는 결재를 전산화 하면서 그룹웨어를 도입해왔습니다. 협업툴은 글로벌에서 시작되어 결재보다는 프로젝트 관리가 중심이었기 때문에 이 차이가 발생했습니다. 그러므로 중요하게 여기는 핵심 분야에 따라 선택이 필요합니다.
(2) 장기적으로 제품 간 연동이 고민될 때
협업툴을 사용하는 기업에서 보통 그룹웨어도 별도로 사용하는 경우를 종종보게 됩니다. 그 이유는 결국 비용 관련 이슈, 지급 등에 있어 그룹웨어의 핵심 기능들을 포기할 수 없기 때문입니다. 특히 그룹웨어는 ERP, 급여지급 프로그램 등과도 데이터가 잘 연동되기 때문에 현 시점에서 연동해서 사용하려 한다면 그룹웨어가 좀 더 용이한 선택 방향일 수 있습니다.
(3) 구축형 vs SaaS형이 고민될 때
우리의 비즈니스 프로세스가 매우 독특하고 그에 맞추려면 구축형을 도입해야 한다면 사실상 협업툴에서는 선택지가 많지 않습니다. 대부분이 SaaS 형으로 동작하기 때문이고 그 의미는 커스텀이 제한적이라는 의미입니다. 주어진 환경과 기능 내에서 사용 가능합니다. 이에 반해 그룹웨어는 상대적으로 구축형에서 선택지가 있습니다. 다만 구축형은 초기 투입 비용이 SaaS에 비해 굉장히 높고, 지속적인 업데이트가 되기 어려워 장기적으로 그룹웨어나 협업툴 모두 SaaS형을 사용하는 것을 추천드립니다.
위와 같은 다른 점에도 불구하고 많은 그룹웨어가 협업툴의 기능을 추가하고, 협업툴은 그룹웨어의 전자결재 기능 등을 탑재하려는 시도를 보이고 있습니다. 다음에서는 각 제품들을 확인해보겠습니다.
2. 협업툴 기능을 갖추는 그룹웨어
(1) 그룹웨어프로
그룹웨어프로는 전자결재 기본 기능부터 재무, 인사관리까지 폭넓은 기능을 갖춘 그룹웨어 입니다. 여기에 추가하여 최근에는 칸반보드, 할일관리와 같은 협업 기능도 업데이트 되었습니다. 프로젝트 관리를 기본으로 하는 먼데이닷컴, 아사나 등에 비교하기는 어렵지만 협업툴이 가지지 못하는 핵심 기능을 갖추면서 협업 기능을 보완하고 있으니 충분히 고려해볼만한 장점입니다.
(2) 코비전
코비전 그룹웨어 역시 다양한 기능을 갖추면서 협업 기능을 빠르게 추가하고 있습니다. 간트차트나 칸반보드, 프로젝트 탬플릿 등의 기능을 제공하고 있으며 기존의 그룹웨어와 연동하여 협업Space라는 이름으로 서비스를 제공하고 있습니다. 그룹웨어에 추가 비용이 발생할 것으로 보입니다.
3. 그룹웨어 기능을 갖추는 협업툴
(1) NHN두레이
협업툴 중에 가장 폭넓은 기능을 갖춘 툴은 NHN두레이일 것 입니다. 가장 기본이 되는 메신저부터 전자메일, 화상회의, 드라이브 그리고 결재까지 지우너하고 있습니다. 드래그앤드랍으로 서식을 간편하게 생성하거나 관리할 수 있고 결재선도 자유롭게 추가할 수 있습니다. 프로젝트 관리 기능은 다소 아쉽지만 결재부터 메신저, 메일까지 그룹웨어 + 협업툴을 노린다면 좋은 선택지가 될 수 있습니다.
(2) 스윗
스윗 협업툴은 2021년부터 전자결재 기능을 플러그인으로 추가해서 사용할 수 있도록 하고 있습니다. 협업툴이 가지는 강점을 온전히 유지하면서도 전자결재 기능이 있으며 동시에 구글과 마이크로스프트 제품들과 연동이 잘 됩니다. 또한 OKR 목표관리 서비스도 제공하고 있어 협업에 따른 목표 달성, 생산성 향상 등이 실제 성과 측정과 보상으로 연결될 수 있는 체계를 만들어 두었습니다.
(3) 플로우
플로우도 오른쪽 상단의 ‘업무포털’을 통해 전자결재 상품 페이지로 이동하여 전자결재를 이용할 수 있습니다. 스토어라고 표현하며 플러그인 등 외부 서비스를 연동하는 방법 등과 유사합니다. 위에 이미지처럼 플로우는 국내 서비스인만큼 경비 지출 관리를 위한 비즈플레이나, ERP 연동 등 다양한 확장 가능 서비스를 선보이고 있습니다. 장기적으로 기업이 성장할 때 연동되어야 하는 많은 제품들이 함께 있는 만큼 선택이 폭이 넓다고 할 수 있습니다. (플로우 전자결재 안내)
테크뷰에서 받는 가장 많은 문의사항 중에 하나가 그룹웨어와 협업툴 중에 어떤 제품이 적합할 지에 대한 사항이었습니다. 그리고 대부분 조언드릴 때 핵심 기능이 무엇인지 고민해보고 그에 적합한 제품을 선택하는 것이 최선이라고 답변드립니다. 도입 전 실제 사용자 후기를 검토해보는 것도 좋으며 부족한 기능이 얼마나 자주 업데이트 될 예정이고, 장기 개발 계획도 함께 검토해 본다면 최적의 선택이 될 것이라 생각됩니다.
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