협업툴 SmartSheet 무료 버전 사용 후기 및 주요 기능, 특징 정리

우리가 사용할 수 있는 협업툴은 수십종이 있습니다. 각각의 고유한 기능과 특징이 있지만 스프레드시트(엑셀) 기반이 가장 특징인 툴로는 스마트시트 SmartSheet가 대표적 입니다.

스마트시트를 특징을 요약하면 다음과 같습니다.

우리에게 익숙한 Excel과 유사한 스프테드시트 형식의 인터페이스를 제공,
대용량의 데이터 관리와 업무 테스크가 복잡하고 많은 기업에 적합한 협업툴

이처럼 대용량의 데이터를 효율적으로 관리하기 위한 소통 기능(댓글, 파일첨부, 알림 등)과 자동화 기능이 잘 설정되어 있습니다. 이번 글에서는 스마트시트 협업툴 무료 버전을 사용해본 후기와 주요 기능들을 살펴보겠습니다.

스마트시트 시작하기
주요 기능 사용 후기
협업툴 15종+ 무료 비교/추천 리포트

1. 스마트시트 시작하기

스마트시트는 홈페이지를 통해 누구나 무료 버전을 사용해보실 수 있습니다. 보통의 협업툴들과 유사하게 초기 시작과 함께 다양한 설정을 하게 됩니다. 어떤 목적으로 사용할 것인지 혹은 익숙한 타입의 관리 도구를 설정하게 됩니다.

예를 들어 그리드, 간트, 보드 뷰 등 익숙한 방식을 선택하면 그 유형으로 초기 탬플릿 시작점이 정해집니다. 이 이후에는 첫 관리 테스크 명칭, 세부 과제 등 초기 설정을 지원합니다.

2. 스마트시트 주요 기능 사용 후기

초기 시작과 함께 보여지는 메인 화면 입니다. 우리에게 너무도 익숙한 마치 엑셀 시트를 옮겨 놓은 것과 같은 형태를 제공합니다. 한 마디로 엑셀의 시트를 좀 더 스마트하게 사용할 수 있는 툴이 ‘스마트시트’ 입니다.

간단히 전체 구조를 살펴보면 다음과 같습니다.

좌측 패널을 통해 워크스페이스 전체 컨트롤이 가능하고 우측 패널을 통해, 소통, 댓글, 파일첨부 등 시트 안에 세부 활동 컨트롤이 가능합니다.
시트 안에 세부 내용을 보면 시트 행마다 파일 첨부가 가능하고, 댓글/채팅이 가능하며, 알림 기능도 제공합니다.
체크리스트와 같이 사용되며, 담당자 지정, 일정, 진행 정도나 단계를 설정합니다.

(1) 우측 패널 제공 기능

소통 기능

우측 패널에서 소통 기능을 클릭하면 어떤 셀에든지 해당 업무에 대해 즉시 댓글, 혹은 채팅 기능을 제공합니다. 편하게 어떤 상황인지 코멘트를 달고, 스레드 기능처럼 해당 과제에 대해서만 소통이 됩니다.

공유 기능

구글 드라이브에서 시트를 작성한 후 공유를 해봤다면 익숙한 방식입니다. 사용하는 시트를 외부에 공유하는 방식으로 편집 권한, 내용 확인 등 권한을 세분화할 수 있습니다. 다만 해당 기능은 유료 버전에서 사용해보실 수 있습니다.

로그 기능

협업 도구는 동시 편집 기능 때문에 내용이 변경된 부분을 확인하기 어렵습니다. 이 때에 로그 기능을 통해 변경된 시점, 담당자도 확인하여 내용을 확인할 수 있습니다.

외부 앱 연동

스마트시트를 좀 더 스마트하게 사용하기 위해 다양한 외부 앱들과 연동도 제공합니다. 기본적으로 대용량의 데이터를 다루기 때문에 Tableau, Power BI 같은 마케팅 분석도구가 눈에 띕니다. Jira 협업툴이나 CRM, ERP, HR 도구 등 글로벌하게 사용하는 대표 제품군들도 보입니다.

(2) 좌측 패널 스마트시트 제공 템플릿

좌측에 보면 워크스페이스에서 제공하는 시트들을 볼 수 있습니다. 엑셀에서 여러 개의 시트를 목적에 따라 구분해서 확인하듯 동일한 내용을 다른 목적의 뷰로 제공합니다. 참고로 1번의 Task Sheet는 상단 메인화면입니다.

2번 TASK SUMMARY REPORT 시트에 대한 사항으로 주로 업무 진행 단계별로 구분된 내용을 제공합니다. 진행 전, 진행 중, 완료 단계로 구분하여 현재 업무별 진행 단계 확인을 위한 시트입니다.

다음은 4번의 대시보드 입니다. 프로젝트가 얼마나 진행되었고, 연동된 다른 시트를 알려주거나, 단계별 배정된 업무도 알 수 있습니다. 그리고 이와 같은 시트는 모두 외부 공유 기능을 통해 게스트에게도 전달 가능합니다.

이러한 시트를 다양하게 사용할 수 있도록 템플릿도 다양하게 제공하고 있는 점을 확인했습니다. 업무 목적이나 팀 베이스로 사용할 만한 시트를 찾아보면 초기 설정에 어려움을 해소할 수 있습니다.

(3) 자동화 도구

스마트시트는 대용량의 데이터와 복잡한 업무를 효율적으로 다루기 위해 워크플로우 자동화 기능을 굉장히 디테일하게 제공하는 특징이 있습니다. 제공하는 대표 자동화 플로우는 영상을 통해 확인하실 수 있습니다.

스마트시트 자동화의 대표적인 특징 입니다.

조건 기반 자동화 : 특정 조건 충족 시 알림, 승인 요청 기능, 담당자 작업 할당 등
통합 알림 : 등록된 이메일이나 Slack, Teams 등과 연동되어 실시간 알림 전송 가능
커스텀 기능 : 데이터를 쉽게 입력할 수 있도록 다양한 커스텀 베이스 제공

대표적인 자동화 도구인 Zapier 에 익숙하다면 영상 말미에 자동화 설정 폼이 눈에 들어옵니다. 트리거 방식으로 어떤 일이 일어났을 때 어떤 일을 한다는 형태의 자동화 플로우 입니다. 예를 들어 시트에 담당자가 지정되었거나 업무 마감일에도 진행되지 않았을 때 알림을 보낸다와 같이 설정이 가능합니다.

Proofs 기능을 사용해본 사례입니다. 이처럼 특정 업무에 대해 검토가 필요한 사항을 설정하면 자동으로 알림이 보내지도록 설정 가능하고 실제 이메일로 회신이 옵니다.

여기까지 스마트시트 협업툴에 대한 사용 후기와 주요 기능들을 살펴보았습니다. 스프레드시트 엑셀 기반이 익숙한 조직, 대용량의 데이터 처리, 업무 자동화가 필요한 팀이라면 사용을 검토해보시길 추천드립니다.

또한 테크뷰에서는 스마트시트 사용자 분들의 소중한 의견을 모으고 있습니다. 소중한 사용자 후기가 다음 사용자 분들을 위한 소중한 자료가 될 것이며 작성자 분들께는 네이버페이 쿠폰 5,000원권을 보내드리고 있습니다. (선착순 20명)

3. 협업툴 15종+ 무료 비교/추천 리포트

다양한 협업툴을 전부 사용하거나 기능을 파악하기 위해서는 상당한 시간이 소요됩니다. 이런 기업 담당자 분들을 위해 테크뷰 협업툴 전담 컨설턴트가 비교/추천 리포트를 송부드리고 있습니다. 위에 이미지를 클릭하여 설문을 작성해주시면 됩니다.

본 서비스에는 아래와 같은 사항이 포함되어 있습니다.

기업과 팀의 니즈에 맞춘 협업툴 추천(2~3종)
필요한 기능 보유 여부를 확인한 비교표 정리
도입 시 전담 컨설턴트와 해당 협업툴 본사 기술 지원(글로벌 협업툴 포함)
제품별 프로모션 기간인 경우 할인 쿠폰 제공

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1. 스마트시트 시작하기